Otrzymanie zapłaty
Zanim klient zapłaci, sprawdzi Pana rachunek. Lepiej sprawdzić go pierwszemu.
Krótka odpowiedź
Przy płatnościach powyżej 15 000 zł klient sprawdza, czy numer rachunku z faktury jest w wykazie podatników VAT. Jeśli go tam nie ma, to on ponosi konsekwencje — i dlatego nie zapłaci.
Robota skończona, faktura wystawiona, termin mija. Klient nie przelewa i nie odbiera. Po tygodniu dzwoni jego księgowa i pyta o numer rachunku — czy na pewno ten, bo w wykazie go nie widzi.
To nie jest wymówka i nie jest złośliwość. Przy kwotach powyżej 15 000 zł ta księgowa robi dokładnie to, co musi.
Dlaczego to jego problem, a nie Pana
Wykaz podatników VAT — tak zwana biała lista — zawiera między innymi nazwę firmy, numer identyfikacji podatkowej, status podmiotu i „numery rachunków rozliczeniowych”. Jeśli przedsiębiorca zapłaci powyżej progu na rachunek spoza wykazu, „nie będzie miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu” tej kwoty, a do tego ponosi „solidarną odpowiedzialność całym swoim majątkiem za niezapłacony przez dostawcę podatek VAT”.
Proszę przeczytać drugą część jeszcze raz. Klient odpowiada swoim majątkiem za podatek, którego nie zapłacił ktoś inny. Żaden księgowy nie puści takiego przelewu bez sprawdzenia — i nie powinien.
Jest sposób, żeby uniknąć tych skutków: zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego, złożone w krótkim terminie po przelewie. Celowo nie podaję tu liczby dni — te terminy w Polsce już się zmieniały, a nieaktualna liczba na stronie szkodzi bardziej niż jej brak. Dokładny termin zna księgowy. Ważniejsze jest to, że przy dobrze podanym rachunku nikt nie musi z tego korzystać.
Pułapka, w którą wpada wiele małych firm
W wykazie są rachunki rozliczeniowe — firmowe, zgłoszone do urzędu. Prywatne konto osobiste nie pojawi się tam nigdy, bo nie może. Jeśli więc na fakturze widnieje konto, z którego korzysta Pan od lat i które jest po prostu Pana kontem, sprawdzenie wypadnie negatywnie — mimo że nic złego się nie stało.
Druga rzecz: dane w wykazie „będą aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy”. Nowe konto nie pojawia się tam z godziny na godzinę. Jeśli zmienia Pan bank, warto to zrobić przed dużą fakturą, a nie w jej trakcie.
Co z tym zrobić na stronie
Najprostsza rzecz, jakiej nie robi prawie nikt: podać NIP i numer rachunku tam, gdzie klient je znajdzie przed wystawieniem faktury, i napisać wprost, że można je sprawdzić w wykazie. To nie jest chwalenie się — to zdjęcie z klienta jednej czynności i jednej wątpliwości.
| Co Pan podaje | Co to daje |
|---|---|
| NIP i numer rachunku rozliczeniowego, do skopiowania | Klient sprawdza, zanim w ogóle dojdzie do faktury. Nie ma telefonu po terminie. |
| Zdanie, że rachunek jest w wykazie podatników VAT | Odpowiada na pytanie, którego klient wolałby nie zadawać, żeby nie wyjść na nieufnego. |
| Informacja, że przy zmianie banku uprzedza Pan wcześniej | Jedyny moment, w którym sprawdzenie może wypaść źle mimo wszystko. |
| Wskazanie, gdzie klient może sprawdzić samodzielnie | Buduje zaufanie mocniej niż jakiekolwiek zapewnienie, bo nie opiera się na Pana słowie. |
| Odesłanie do księgowego w sprawach rozliczeń | To, że nie wchodzi Pan w cudzy zawód — a klient i tak zapyta swojego. |
Zanim jednak przepisze Pan ten blok na stronę, warto zrobić jedną rzecz: sprawdzić własny numer w wykazie. To zajmuje minutę i jest jedynym sposobem, żeby dowiedzieć się o problemie wcześniej niż od cudzej księgowej.
Czego tu nie ma
Nie ma porad podatkowych ani liczby dni na zawiadomienie — z powodu opisanego wyżej. Jest za to jedno praktyczne spostrzeżenie: w tej sprawie ryzyko leży po stronie klienta, a rozwiązanie po Pana. Rzadko się tak zdarza, i szkoda tego nie wykorzystać.